Configurar la zona horaria en Google Calendar y Outlook: guía práctica
La mayoría de las reuniones "a la hora equivocada" no se deben a malas cuentas, sino a la configuración del calendario: una laptop que sigue en la zona horaria del último viaje o un evento creado con un desfase fijo. Unos minutos de configuración evitan casi todos estos errores.
Google Calendar
Revisa tu zona horaria principal
Abre Google Calendar en una computadora, haz clic en el ícono de engranaje y elige Configuración. En General › Zona horaria confirma tu zona principal. También puedes decidir si Google te pregunta al viajar si quieres actualizarla. Si viajas seguido y quieres que tus eventos sigan anclados a tu oficina, mantén la zona principal fija y cámbiala solo a propósito.
Muestra una segunda zona horaria
En la misma sección activa Mostrar zona horaria secundaria y elige la ciudad con la que más trabajas. La cuadrícula mostrará dos columnas de horas, y verás de un vistazo si tus 15:00 son razonables para tu colega.
Crea un evento en otra zona horaria
Al crear un evento, abre los detalles completos y haz clic en Zona horaria junto a la fecha. Puedes fijar el inicio y el fin en la hora de otra ciudad. Es útil cuando la reunión se ancla al horario de la oficina de un cliente y no al tuyo.
Outlook
Outlook para Windows (clásico)
Ve a Archivo › Opciones › Calendario y busca la sección Zonas horarias. Define tu zona principal y activa Mostrar una segunda zona horaria para agregar otra columna con la etiqueta que quieras. Al crear una reunión, el botón Zonas horarias de la cinta te deja usar otra zona para el inicio y el fin.
Nuevo Outlook y Outlook en la web
Abre Configuración › Calendario › Vista. En el área de zonas horarias puedes definir tu zona actual y agregar otras que aparecerán en la vista del calendario. Al crear un evento puedes elegir la zona horaria junto a la hora de inicio.
Calendario de Apple
En Mac, abre Calendario › Ajustes › Avanzado y activa Activar soporte de zonas horarias. Aparecerá un menú de zona horaria en la barra y en cada evento, para crear eventos en la hora de otra ciudad. En iPhone, la opción está en Ajustes › Calendario › Ajuste de zona horaria; déjala desactivada salvo que quieras ver siempre los eventos en una zona fija.
Cinco hábitos que evitan errores
- Revisa la zona horaria de tus dispositivos después de cada viaje. Un teléfono que se actualizó solo y una laptop que no mostrarán horas distintas.
- Crea las reuniones recurrentes en la zona horaria de una ciudad, nunca en "UTC−5" o un desfase fijo, para que los cambios de horario de verano se apliquen bien.
- Acepta las invitaciones desde el correo en lugar de recrear el evento, así se conserva la zona horaria original.
- Mira la invitación en la hora de tu invitado antes de enviarla: la segunda columna de zona horaria lo hace inmediato.
- Escribe la hora de cada ciudad en el texto de la invitación como red de seguridad para quien la lea en el teléfono.
Dónde encaja World Meeting Sync
El planificador hace la parte de la comparación: eliges la fecha y las ciudades y ves la hora de cada participante. Al guardar la reunión, cada invitado tiene botones para agregarla a Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. Esos enlaces llevan el momento exacto de la reunión, así que cada calendario la muestra en la zona horaria del invitado.